Роз'яснення Мінюст Украіни Консульська легалізація офіційних документів

admin, Вторник, июля 17, 2012 at 6:08Категория: Законодавство з прикордонних питань

Роз’яснення Мінюст України Консульська легалізація офіційних документів, 12.01.2011

МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

Р О З' Я С Н Е Н Н Я

12.01.2011

Консульська легалізація офіційних документів

Документи, складені за участю органів державної влади та місцевого самоврядування, або такі, що від них виходять, можуть бути використані на території іншої держави лише після відповідного їх посвідчення, якщо інше не передбачено міжнародними договорами.

На сьогодні найбільш поширеними є два способи такого посвідчення: консульська легалізація та проставлення апостиля.

Порядок консульської легалізації офіційних документів установлюється Віденською конвенцією «Про консульські зносини» 1963 року, міжнародними договорами та чинним законодавством України, а також Інструкцією про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном, затвердженої наказом Міністерства закордонних справ України від 04.06.2002 N 113 (надалі — Інструкцією).

Консульська легалізація офіційних документів — це процедура підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів або засвідчення справжності підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати підписи на документах, а також дійсності відбитків штампів, печаток, якими скріплено документ.

Під офіційним документом слід розуміти письмове підтвердження фактів та подій, що мають юридичне значення, або з якими чинне законодавство пов'язує виникнення, зміну або припинення прав і обов'язків фізичних або юридичних осіб.

Консульська легалізація здійснюється уповноваженим працівником Департаменту консульської служби Міністерства закордонних справ України, Представництв Міністерства закордонних справ на території України або консульською посадовою особою закордонної дипломатичної установи України.

Відповідно до п. 1.4 Інструкції легалізації не підлягають:

— документи й акти, які суперечать законодавству України або можуть за своїм змістом завдати шкоди інтересам України, або містять відомості, що порочать честь і гідність громадян;

— оригінали, копії та фотокопії паспортів, військових квитків, трудових книжок, документів, що мають характер листування, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчення водія, посвідчення особи, нормативно-правові акти та роз'яснення щодо їх застосування;

— документи, видані органами та посадовими особами з перевищенням їх повноважень.

Консульська посадова особа не може легалізувати офіційні документи, які стосуються її особистих інтересів або інтересів її родичів, а саме виданих на своє ім'я і від свого імені або на ім'я одного із подружжя, родичів по прямій лінії (діти, батьки, повнорідні брати, сестри).

Також слід зазначити, що Інструкцією передбачено ряд вимог до документів, які подаються на консульську легалізацію, зокрема:

— документи, викладені на двох і більше окремих аркушах, повинні бути прошиті, а аркуші пронумеровані і скріплені підписом та печаткою;

— не приймаються на легалізацію документи, текст яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, такі, що написані чи підписані олівцем або отримані через засоби факсимільного зв'язку, а також документи, у яких уживається декілька мов одночасно;

— підписи посадових осіб та відбитки печаток мають бути чіткими. Посвідчувальний напис повинен бути написаний без підчисток, вільні місця — прокреслені, дописки й інші виправлення — застережені.

У пункті 4.2 Інструкції передбачено ряд документів, які Департамент консульської служби МЗС України приймає на консульську легалізацію, а саме:

— оригінали дипломів про вищу та середню спеціальну освіту міжнародного зразка, виписки із залікових відомостей, дипломів Вищої атестаційної комісії України проходять процедуру легалізації безпосередньо в Департаменті консульської служби МЗС України при поданні їх представником навчального закладу, який видав документ, та за наявності листа-звернення навчального закладу, засвідченого в міністерстві, іншому центральному органі виконавчої влади, до сфери управління якого належить навчальний заклад. У цьому випадку робиться напис «Цей документ легалізовано в Департаменті консульської служби МЗС України»;

— архівні довідки, які видаються архівними підрозділами Державного комітету архівів України та відомчими архівами, надсилаються до Департаменту консульської служби МЗС України у відповідь на запити закордонних дипломатичних установ України або дипломатичних представництв іноземних держав в Україні і легалізуються. На таких документах робиться напис «Цей документ легалізовано в Департаменті консульської служби МЗС України»;

— оригінали: свідоцтв про реєстрацію актів цивільного стану; довідок органів реєстрації актів цивільного стану;

— інші офіційні документи після нотаріального засвідчення їх копій та оформлення Міністерством юстиції України.

Наприклад, документи, які були видані органами реєстрації актів цивільного стану на території України після 1991 року і у подальшому будуть використовуватися за кордоном, легалізуються у Міністерстві закордонних справ України в оригіналі після засвідчення у відділах реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, у містах Києві та Севастополі згідно з Правилами заповнення бланків актових записів цивільного стану та свідоцтв, що видаються на підставі вчинених актових записів, у державних органах реєстрації актів цивільного стану в Україні, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 01.12.2003 N 148/5, зареєстрованими в Мін'юсті 01.12.2003 за N 1100/8421.

Документи видані на території СРСР, тобто до 1991 року, подаються в копіях (фотокопіях), засвідчених нотаріально, до Міністерства юстиції України для підготовки до консульської легалізації, після чого вони легалізуються у Міністерстві закордонних справ України.

Кінцевим етапом буде консульська легалізація документа у посольстві або консульстві тієї держави, де документ має бути представлений. Наприклад, у тому випадку, коли громадянин виїжджає на постійне місце проживання до Канади, то останньою печаткою на документі має бути печатка посольства Канади в Україні.

Легалізація документа в установленому порядку надає йому право на існування в міжнародному обігу.

Виходячи з існуючих вимог щодо легалізації офіційних документів та практики слід зазначити, що процедура проведення консульської легалізації багатоступенева і досить складна та не рідко вимагає від особи, що стикається з питанням консульської легалізації значних затрат часу та коштів. На додаток слід враховувати, що документ який пройшов таку складну процедуру оформлення, є дійсним лише для тієї держави консульською службою якої він був оформлений. Наприклад, документ поданий у консульство Канади може використовуватись лише на території Канади.

Вагомим кроком у спрощенні процедури консульської легалізації було приєднання України у 2002 році до ряду країн — учасниць Гаазької Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, від 1961 року, оскільки документи на яких був проставлений апостиль приймаються на території іншої держави — учасниці вище зазначеної Конвенції без будь якого додаткового оформлення чи засвідчення.

Крім того, Україною укладено міжнародні договори про правову допомогу, відповідно до яких усі офіційні документи, видані компетентними органами однієї Договірної Сторони, приймаються без будь-якого додаткового засвідчення на території іншої Договірної Сторони. Такі договори укладені з державами — членами СНД, Республікою Болгарія, Естонською Республікою, Латвійською Республікою, Литовською Республікою, Республікою Польща та ін.

Google Bookmarks Digg Reddit del.icio.us Ma.gnolia Technorati Slashdot Yahoo My Web News2.ru БобрДобр.ru RUmarkz Ваау! Memori.ru rucity.com МоёМесто.ru Mister Wong

Пожалуйста, оставьте комментарий

Вы должны быть зарегистрированы чтобы оставить комментарий.